Kom godt igennem samskabelsesprocessen med otte projektroller

Projektleder – Kom godt igennem samskabelsesprocessen med otte projektroller
af chefkonsulent Ph.d. Birgitta Gomez Nielsen & direktør Ph.d. Steffen Löfvall

Samskabelse som metode anvendes ofte af projektledere eller medarbejdere, der arbejder med indsatser, der går på tværs af afdelinger, organisationer og sektorer. Oftest er der i planlægningen og styringen stor fokus på projektets endelige resultat, kommunikation parterne imellem, mødestrukturer og de forskellige areaner, der skal i spil undervejs i processen.

Projektlederrollen har over tid udviklet sig fra tidligere tiders fokus på konkret opgaveledelse over til procesledelse og videre til også at indebære symbolsk ledelse. Projektlederen af i dag skal arbejde – og levere – inden for alle tre paradigmer. Men hvordan skal de tre kombineres for at komme i mål med en samskabelsesproces – og hvad kræver det af kompetencer hos både projektledelse og deltagere?

Vi har på basis af vores egen analyse af 35 samskabelsesprojekter samt gennemlæsning af en lang række forskningsartikler med udgangspunkt i både opgave- proces- og symbolsk ledelse.
udledt 8 ledelsesroller, der understøtter, at samskabelsesprocesser kommer i mål.

Den første rolle er rollen som ’arkitekt’. Arkitekten bidrager med initiativ, kender de involverede parters interessehorisonter og interesser. Arkitekten bevarer overblikket over de forskellige arenaer i processen og kan vælge at invitere henholdsvis ekskludere de forskellige parter fra de forskellige arenaer på de rette tidspunkter i processen. Kendetegn for arkitekten er overblik og reflekteret anvendelse af hands-on strategiske værktøjer.

Den anden er rollen som ’sponsor’. Sponsoren bidrager med ressourcemæssigt overskud som timer, viden og kan bære transaktionsomkostninger i samskabelsesprocessen. Sponsoren stiller krav til de andre aktører med fællesinteressen for øje og skaber de fælles interaktionsregler for deltagerne. Kendetegn for sponsoren er at kunne fordele ressourcer mellem parterne, så de fremmer det fælles formål på tværs af de involverede parter.

Den tredje er rollen som ’controller’. Controllerens vigtigste bidrag handler om opbygning af tillid mellem deltagerne. Controlleren dokumenterer, overvåger og rapporterer undervejs og efterfølgende. Controllerens særlige kendetegn er kendskab til parternes normer, adfærd og behov og deres eventuelle tidligere samarbejdshistorik.

Den fjerde er rollen som ’deltager’. Deltageren skaber værdi for de andre deltagere i processen gennem handlinger og engagement underves i processen. Deltagerens vigtigste bidrag er vidensinput fra egen organisation eller afdeling til de andre deltagere. Kendetegn for en deltager er, at de er bevidste om eget handlerum og mandat, interesser, ressourcer og behov.

Den femte er rollen som ’kultivist’. Kultivistens vigtigste bidrag er at korrigere og holde processen på sporet med det fælles formål for øje. Kultivisten italesætter både de gode samarbejdsformer og de uhensigtsmæssige undervejs. Kultivisten er ofte insisterende, fastholdende og reflekterende.

Den sjette er rollen som ’formidler’. Formidleren skaber mening i processen for parterne ved undervejs at fortolke, refraime og fortælle med det fælles formål for øje. Formidleren lytter, stiller spørgsmål og er nysgerrig på de andre parter i processen.

Den syvende er rollen som ’netværker’. Netværkerens vigtigste bidrag er at mediere i processen mellem de forskellige parters interesser og finde de fælles mål, som de forskellige parter ved at bringe parter, problemer og løsninger sammen. Netværkeren minimerer også transaktionsomkostningerne i processen. Netværkerrollen karakteriseres ved at være veltimet og netværkeren accepteres af de andre parter i processen som værende uafhængig af enkelte særinteresser.

Den ottende er rollen som ’metodeekspert’. Metodeekspertens bidrag er at skabe fremgang og fremdrift. Metodeeksperten foreslår ofte nye fremgangsmåder og nye handlinger undervejs i processen. Metodeeksperten er karakteriseret ved både at kunne spotte og tilgå procesblokeringer ofte på flere arenaer på samme tid.

Fra rolle til resultat
Hvis I har alle roller på plads, og I har styr på samspillet mellem dem, vil I komme igennem samskabelsesprocessen med et resultat, alle parter kan bifalde.

I nogle projekter bliver en kernearbejdsgruppe sammensat af repræsentanter fra forskellige dele af organisationen suppleret med personer, der repræsenterer væsentlige eksterne interesser. Projekterne tager udgangspunkt i konventionelle projektstyringsopskrifter, hvor der er nedsat en arbejdsgruppe, styre- og referencegruppe.

Vi kan se i nogle af disse projekter, at deltagerne får tildelt en specifik rolle – uden for de 8 som vi foreslår, som fastholdes undervejs. Det har resulteret i, at deltagerne føler sig demotiverede og inkompetente i de tildelte roller.

Projektledelsen kan aktivt at arbejde med, hvordan rollerne tildeles i samarbejdet og benytte de 8 udledte roller som pejlemærker for, hvordan der samarbejdes på tværs af de forskellige involverede parter i samskabelsesprocessen. Deltagerne motiveres og kan i højere grad bruge deres kompetencer til gavn for samarbejdet.

Vi selv har gode erfaringer med at anvende rollerne til at profilere kompetenceniveauet blandt enkeltpersoner og afdelinger, der beskæftiger sig med samskabelse. Og på det grundlag pege på relevante kompetenceudviklingstiltag.

Rigtig god arbejdslyst.

 

Hvis du vil høre mere om rollerne eller profileringsmetoden, kontakt Steffen Löfvall på mobil: 20 32 10 22.