Steffen Löfvall & Birgitta Nielsen: Boost dit borgermøde!

Fem gode råd til inddragelse af borgere og andre interessenter i udviklingsprocesser

Af direktør Ph.d. Steffen Löfvall & chefkonsulent Ph.d. Birgitta Gomez Nielsen

 

Scenen er sat.

Frydenlund kommune skal lave en ny skolestruktur. Der er indkaldt til borgermøde.

Borgermødet faciliteres af pædagogiske konsulent Ida Gregersen fra skoleforvaltningen og den eksterne proceskonsulent Michael Jessen. Eftermiddagen oprinder. Der er mødt 63 borgere op på biblioteket, som lægger hus til mødet.

Ida Gregersen holder en powerpointpræsentation om visionen og planerne for skoleområdet under mødets første halvdel. Den sidste halvdel af mødet er ordet frit og åbent for debat. Spørgsmålene er mange. Ida svarer så godt, hun nu kan, da projektet kun lige er igangsat.

Klokken har passeret det programsatte sluttidspunkt kl. 18.30, og lige før mødet skal afrundes giver Michael Jessen ordet til Jette Boesen, der sidder bagerst i salen. Jette har børn i skolealderen, men er derudover ikke partipolitisk aktiv. Det er tydeligt, at hun har noget på sinde.

Jette rejser sig og siger:

“Nu har kommunen inviteret til borgermøde igen. Og tak for det. Det er det samme gejl som sidste gang,– hurra hurra nu er borgerne hørt, så kan vi fortsætte med projektet uden ændringer. Det er en ren skueproces. Hvorfor har I egentlig inviteret os i dag? Hvad er det, vi skal høres om? Vi er jo bare blevet bedt om at høre efter, og nu kan vi stille spørgsmål. Så mit spørgsmål er: Hvad kan vi egentlig få indflydelse på ved at komme her i dag i forhold til skolerne?”

De to konsulenter kigger på hinanden for at vurdere, hvem der skal svare.

Før de når at reagere beder Karsten Breinholt, der sidder på første stolerække, om ordet. Karsten har i mange år været partipolitisk aktiv i kommunen. Karsten rejser sig også op, og henvender sig direkte til Jette:

“Det er ingen overraskelse, at du ikke bidrager med noget positivt. Hver eneste gang kommunen melder noget ud om fremtiden, er du negativ enten her eller på de sociale medier. Øv, hvor er jeg træt af det!”

Der er helt stille i lokalet.

Som erfaren proceskonsulent tager Michael ordet og takker for de forskellige input fra borgerne, og med et venligt smil og blik til henholdsvis Jette og Karsten lover han på kommunens vegne at gentænke rammen for de kommende borgermøder. Ida er stadig lidt paf, men har overskud nok til at smile og nikke til deltagerne, mens de forlader biblioteket.

Borgerne er blevet hørt, og borgermødet gennemført. Endnu en milepæl kan hakkes af. Udviklingsprojektet kan fortsætte efter projektplanen.

Hvad skete det lige her?

Boost Frydenlunds borgermøde!

Borgermødet som borgerinddragelsesmetode har større potentiale, end hvad Frydenlund kommune og det eksterne konsulentfirma formåede at få sat i spil. Borgermødet kan være en potent arena og motor for højtprofilerede udviklingsprojekter.

Lad os kort skitsere fire elementer, der ville booste borgermødet i Frydenlund kommune og give projektledelsen nye input at arbejde med i stedet for en reproduktion af uoverenstemmelser mellem bestemte borgere i kommunen:

#1 – Rekruttering af deltagere

Ethvert borgermøde har et meget stort publikum, der kan inviteres til at deltage som aktive medborgere. Det kan fx være, at forældrebestyrelserne i børnehaven skal inviteres med gennem opslag i institutionerne – for den fremtidige skolestruktur angår i høj grad de forældre, der har børn i børnehaven i dag. Som planlægger af et borgermøde er det værd at tænke over, hvor stort et publikum borgermødet kan have – og hvordan forskellige ’tilskuere’ kan inviteres med og blive aktive deltagere. 

#2 – Tydelighed om formålet

Ambitionen med borgermødet skal gerne være helt klart. Ønskes der reelle nye input eller handler det om legitimering af en allerede vedtaget projektplan? Det sidste er ikke altid legitimt at tale åbent om, men ikke desto mindre er det ofte det, der sker i praksis. Er det ambitionen at bruge borgermødet som værktøj til at skabe ny fælles viden som input til projekter, kan det gøres ved at arbejde med en videnproducerende metode under borgermødet. Herved skabes en ramme for meningsudveksling mellem projektledelsen og de fremmødte borgere.

#3 – Valg af procesmetoder

For det tredje er mødets anatomi og afvikling vigtige faktorer – det vil sige, alt det der foregår under selve mødet. Der er ofte flere møder, der kan afvikles under et borgermøde. For det første er der videregivelse af information og rammesætning. Dernæst kan være en fælles proces for ny vidensproduktion. En fælles metode for vidensproduktion kan eksempelvis være cafedialoger, samskrivningsprocesser og prøvehandlinger. Det er ikke givet på forhånd, at det er kommunens chefkonsulent, der skal tale mest eller at powerpointpræsentationer indgår i mødet.

#4 – Feedback og læring

Det sidste forhold, der skal nævnes her, er aktiviteterne efter mødet. Der er en feedback-pakke at tage aktiv stilling til som projektledelse. Der kan gives feedback fra borgermødet til det politiske niveau i kommunen og feedback til andre dele af administrationen med henblik på justering af projektplanen. Derudover kan der tages stilling til, om bestemte grupper af borgere skal tænkes med ind i projektplanen fremadrettet – og der skal tages stilling til, om og hvordan andre borgerinddragelsesværktøjer skal i spil undervejs i projektperioden.

Fem gode råd – boost dit borgermøde

  1. Drop automatpiloten og det legitimerende ritual. Vælg borgermødet til som aktiv procesmetode
  2. Gentænk i hvilken grad et publikum kan blive til aktive meddeltagere
  3. Formuler formålet klart – hvor og hvordan kan borgerne få indflydelse?
  4. Planlæg borgermødet, så det består af flere møder i samme møde
  5. Forbered feedbackaktiviteter efter borgermødet, så projektplaner kan justeres i lyset af input fra borgermødet

Hvis du har lyst til at drøfte erfaringer med interessentinddragende procesmetoder, giv et ring på 20321022 eller send en PM.